Digital collaboration: come mantenere i benefici nati con lo smart working

La pandemia ha creato un mondo di meeting virtuali collegato alla necessità di lavorare da remoto, secondo quella che viene comunemente definita come digital collaboration, ovvero l'evoluzione della classica videoconferenza.

Oggi gli uffici riaprono le porte ai propri clienti, fornitori e collaboratori; si pone la domanda su come mantenere i benefici di queste nuove tecnologie consolidate dallo smart working. Durante la pandemia eravamo tutti di fronte a un laptop, oggi invece accettiamo meeting sia in presenza sia in remoto, con l’obiettivo che tutti i partecipanti possano collaborare con la massima efficacia.

Ecco che le telecamere “intelligenti” che inquadrano l’interlocutore, associate a microfoni con speaker tracking, consentono di dialogare in remoto “face to face” attraverso le piattaforme software più comuni come Teams, Zoom, Webex, Meet. Siamo quindi passati da un forzato smart working ad un più organizzato hybrid working.

Ambienti di lavoro e collaborazione digitale

Condividere e collaborare insieme ai colleghi in modalità ibrida richiede necessariamente degli spazi ben definiti che possono includere utenti in remoto grazie alle tecnologie di Digital Collaboration e Videoconferenza.

Di seguito un elenco degli spazi che trovano una loro definizione specifica all’interno degli smart building aziendali:

Tutti questi ambienti differiscono per funzionalità, dimensione e tecnologie applicate ma devono avere un minimo denominatore comune, in quanto sono utilizzate sempre dagli stessi utenti interni all’azienda: l’esperienza d’uso deve essere facile e simile in ogni sala, al fine di favorire la digital collaboration ovvero permettere ai fruitori di poterle utilizzare con semplicità, training minimo e ridotte richieste di helpdesk.

Le sale di utilizzo comune devono essere comodamente prenotabili sulla piattaforma software aziendale ed offrire una chiara indicazione visiva dello stato (libera o occupata) sulla porta di accesso. L’impiego di un sistema di Room Booking aumenta la produttività aziendale e permette report storici sul reale utilizzo degli spazi e degli asset ad essi dedicati, per aiutare nella scelta degli investimenti futuri.

Infine, la scalabilità delle tecnologie audio-video-collaboration deve rendere questi spazi flessibili per rispondere alle mutevoli esigenze degli utenti nel tempo, con la possibilità di effettuare integrazioni e modifiche senza dover necessariamente riprogettare il sistema in essere.

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